KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

EGE İHRACATÇI BİRLİKLERİ

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

ÇALIŞAN / STAJYER AYDINLATMA METNİ

İhracatçıları örgütlendirmek suretiyle ihracatı artırmak ve dış ticaretin ülke menfaatine uygun olarak gelişmesini sağlamak konusunda EGE İHRACATÇI BİRLİKLERİ (“EİB”) sektörde ki hassasiyetini kişisel verilerin güvenliği hususunda da göstermektedir. Bu bilinçle, EİB bünyesinde sigortalı olarak çalışan tüm çalışanlarımıza ait özel ve genel nitelikli kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa, Kanun’a bağlı yürürlüğe koyulan ve koyulacak ikincil düzenlemelere (yönetmelik, tebliğ, genelge) ve bağlayıcı nitelikteki Kişisel Verileri Koruma Kurul’u tarafından alınmış ve alınacak kararlara uygun olarak işlenmesine, muhafaza edilmesine ve silinmesine büyük önem göstermekteyiz. Bu sorumluluğumuzun bilinci ile Kanun’da tanımlı şekli ile “Veri Sorumlusu” sıfatıyla, kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz.

1. Veri Sorumlusuna İlişkin Bilgiler

6698 Sayılı KVK Kanunu uyarınca, “Alsancak Mahallesi Atatürk Cadde No: 382/Z1 Konak İzmir” adresinde mukim EGE İHRACATÇI BİRLİKLERİ Veri Sorumlusudur.

2. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

İhracatçıları örgütlendirmek suretiyle ihracatı artırmak ve dış ticaretin ülke menfaatine uygun olarak gelişmesini sağlamak konularında gerçekleştirilensüreçleri yönetmek alanında kurumsal yapısı ile hizmet veren EİB, gerek kanuni yükümlülüklerini doğrudan yerine getirirken, gerekse bu yükümlülükler ve verilen hizmetlerin dolaylı olarak gerektirdiği durumlarda Kişisel verilerin işlenmesine ihtiyaç duymaktadır. Bu anlamda kişisel verileriniz EİB tarafından;

· 4857 sayılı İş Kanunu’nda ve bu Kanun’a bağlı çıkarılan ikinci düzenlemelerde belirtilen yükümlülüklerimizi yerine getirmek,

· 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nda ve bu Kanun’a bağlı çıkarılan ikinci düzenlemelerde belirtilen yükümlülüklerimizi yerine getirmek,

· 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’nda ve bu Kanun’a bağlı çıkarılan ikinci düzenlemelerde belirtilen yükümlülüklerimizi yerine getirmek,

· 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda ve bu Kanun’a bağlı çıkarılan ikinci düzenlemelerde belirtilen yükümlülüklerimizi yerine getirmek,

· Gerektiğinde ilgili kamu kurum ver kuruluşlarının, adli veya idari yargı mercilerinin ve kolluk güçlerinin ihtiyacı olan bilgileri sağlamak,

· Personel iş ilişkisinin ve dahili iş operasyonlarının idaresi, bordro ve ücret tazminat yönetimi, yan haklar ve sigorta işlerinin yönetimi ile genel yönetimi sağlamak,

· İnsan kaynakları politikalarının geliştirilmesini ve sürdürülmesini sağlamak,

· Emeklilik, hayat ve sağlık sigortası yardımlarında bulunmak ve bunlara ilişkin süreçleri yönetmek,

· Çalışanların kişisel gelişimini ve yeteneklerini geliştirici eğitim, seminer vb. faaliyetlerin yürütülmesini sürdürmek,

· Performans ve üretkenlik ölçümlerinin analizlerini yapmak, performans raporlarını hazırlamak ve buna bağlı olarak performans artışını sağlamak,

· İşyeri kariyer ve başarı planlarının oluşumunu sağlamak ve bu süreçleri yürütmek,

· İşyerinde çalışan memnuniyetini ve ihtiyaçlarınızı karşılamak,

· İşyerindeki güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlamak ve işyerindeki çalışma ortamının bozulmasını önlemek,

amaçlarıyla Kanun’da belirtilen sınırlar çerçevesinde hukuka, dürüstlük kurallarına uygun ve işbu amaçlarla her daim bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde işlenmektedir.

3. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz, yukarıda sayılan amaçlar dâhilinde, Kanun’un 8. ve 9. maddesinde belirtilen şartlara uygun olarak, EİB’in bağlı bulunduğu kurum ve kuruluşlar ile ilgili mevzuatta izin verilen gerçek ve tüzel kişilere, başta Sosyal Güvelik Kurumu olmak üzere gerektiğinde yetkili diğer kamu kurum ve kuruluşlarına, adli ve idari yargı mercilerine, kolluk kuvvetlerine, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan işyeri sağlığı ve güvenliği uzmanları ile işyeri hekimlerine,ücret ve her türlü hak edişlerinizin ödenebilmesi amacıyla ilgili finans kuruluşlarına, bordrolama ve ilgili sistemlerin kurulması gibi insan kaynakları yönetimi ve bilişimi sistemlerinin yürütülmesi amacıyla iş ilişkisi içerisinde olduğumuz kurum ve kuruluşlara, özel sağlık sigortası ilişkilerinin kurulması amacıyla iş ilişkisi içerisinde olduğumuz sigorta şirketlerine,İhracatçıları örgütlendirmek suretiyle ihracatı artırmak ve dış ticaretin ülke menfaatine uygun olarak gelişmesini sağlamaksüreçlerini yönetmek ve ilgili otoritelere ve ilgili bakanlığa aktarılmaktadır.

4. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz; İnsan Kaynakları Müdürlüğütarafından e-posta, telefon, internet sitesi, muhtelif sözleşmeler, kâğıt ortamında tutulan formlar ve tutanaklar gibi vasıtalarla otomatik ve otomatik olmayan yöntemlerle fiziksel veya elektronik ortamda saklanmaktadır.

Bu kapsamda veri sorumlusu EİB tarafından; Ad-Soyad, evlenmeden önceki soyadı, T.C. kimlik numarası, uyruk, ana-baba adı, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet, medeni hali, sizin ve bakmak yükümlü olunan kişiler hakkında ailenizin nüfus kayıt bilgileri, ikametgâh adresi, imza, SGK numarası, ehliyet, vesikalık fotoğraf, banka hesap bilgileri, eğitim bilgisi, aile durumunuza ilişkin bilgiler, agi bilgileri, mal bildirimi, acil durumlarda aranacak kişi bilgileri, erkek çalışanlar için askerlik durum belgesi, yabancı personel için çalışma izin belgesi, ücretli-ücretsiz izin formları, performans raporları, telefon numarası, e-posta adresi, faks numarası, işyeri bilgisayarına ait IP adresi, log kayıtları, işyeri güvenliğinin ve işyeri giriş çıkış bilgileri, güvenlik tEİBinin yapılması adına kamera kayıtları, iş süreçlerinin gerektirdiği bireysel harcama ve masraf bilgileri, güvenlik kontrolünde alınan kayıtlar, acil durumlarda iletişime geçilmesi amacıyla irtibat kişisi bilgileri, araç plaka ve ruhsat verileri,EİB tarafından tahsis edilen araçlara ilişkin taşıtların takip verisi ve cep telefonlarına mahsus takip programına ilişkin kayıtlar, işyeri işleyiş kurallarına aykırı hareketler sebebiyle yapılacak ihbarlar, iş kıyafetlerinin dağıtılması amacıyla beden bilgileri tipindeki özel ve genel nitelikli kişisel veriler Kanun’un5. maddesinin 2/a-c-ç-e-fbentlerine dayanarakişlenmektedir.

Ayrıca;

a) İstirahat ve sağlık raporları, adli sicil kaydı, adli veya idari makamlardan gelen kaydı gereken evrak, kaza veya diğer sağlık bilgileri, güvenli alanların girişi için gerekli olan biyometrik veriler ( parmak izi) gibi özel nitelikli verileriniz KVK Kanunu 6. Maddesinin 2. Fıkrası kapsamında açık rızanız ile alınacaktır. Bu anlamda tarafınızca imzalanan açık rıza metni, aydınlatma metninin ayrılmaz bir parçası olacaktır.

b) Sır saklama yükümlülüğü altında bulunan iş yeri hekimi ile iş sağlığı ve güvenliği uzmanıyla paylaşılan sağlık verileriniz KVK Kanunu 6. Maddesinin 3. Fıkrası uyarınca açık rızanıza ihtiyaç duymadan işlenebilmektedir.

5. Kişisel Verilerinizi Saklama Süremiz

Madde 4 kapsamında topladığımızı beyan ettiğimiz kişisel verileriniz (kimlik, iletişim, özlük, mesleki deneyim, finans, sağlık bilgileri, hukuki işlem, müşteri işlem, Din (Eski kimlik fotokopisi, din hanesi), Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri) 15 yıl

Bilgisayar sistemleri üzerindeki işlem güvenliği verileri 2 yıl süresince saklanmaktadır.

Görsel ve işitsel kayıtlar kişi ayrıldıktan sonra 3 ay süresince saklanmaktadır.

Fiziksel mekân güvenliğine dair veriler 2 yıl süresince saklanmaktadır.

Biyometrik veriler (güvenliği ayrılmış özel alanlarda çalışanlara ait parmak izi verileri) kişi ayrıldıktan sonra 6 ay süresince saklanmaktadır.

6. Veri Sahiplerinin Kanun Kapsamındaki Hakları

Dilediğiniz zaman EİB’e başvurarak kişisel verilerinizin;

Ø İşlenip işlenmediğini, işlenme amacını ve amacına uygun kullanıp kullanılmadığı öğrenebilir ve işlenmiş ise bu konuda bilgi isteyebilir,

Ø Kanun’a uygun olarak yurt içinde ve yurt dışında bilgilerinizin paylaşıldığı üçüncü kişileri öğrenebilir,

Ø Bilgilerinizin eksik ya da hatalı işlendiğini düşünüyorsanız düzeltilmesini isteyebilir,

Ø Kanunun 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde bilgilerinizin silinmesini ya da yok edilmesini talep edebilir,

Ø Bilgilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere (c) ve (d) bentlerinde belirtilen taleplerinizin bildirilmesini ve aynı işlemleri gerçekleştirmelerini isteyebilir,

Ø Bilgilerinizin, otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz edebilir veya kanuna aykırı olarak kaydedildiğini veya kullanıldığını düşünüyorsanız ve bu sebeple zarara uğramışsanız zararın giderilmesini isteyebilirsiniz.

Bu amaçlarla yaptığınız başvurunun ek bir maliyet gerektirmesi durumunda, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından çıkarılan Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ ile belirlenen ücreti ödemeniz söz konusu olacaktır. Başvurunuza yazılı cevap verilmesi halinde ilk 10 (on) sayfaya kadar ücret alınmayacak, 10 (on) sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 TL işlem ücreti alınacaktır. Başvurunuza verilecek cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde ise, kayıt ortamının maliyeti kadar ücret tarafınıza yansıtılacaktır.

Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandırılacaktır.

Kanun kapsamındaki haklarınızdan yararlanmak için başvurularınızı, Türkçe olmak kaydıyla yazılı olarak EİB’e iletebilir, detaylı bilgi almak için Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun internet sayfasını ziyaret edebilirsiniz.

Başvurularınızı;

1. http://www.eib.org.tr/ adresinde bulunan formu doldurduktan sonra ıslak imzalı bir nüshasının bizzat elden veya noter aracılığı ile “Alsancak Mahallesi Atatürk Cadde No: 382/Z1 Konak İzmir” adresine iletilmesi,

2. http://www.eib.org.tr/ adresinde bulunan formun doldurulup 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imzanızla imzalandıktan sonra güvenli elektronik imzalı formun eib@hs01.kep.tradresine kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi,

Kişisel veri sahibi olarak sahip olduğunuz ve yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için yapacağınız ve kullanmayı talep ettiğiniz hakka ilişkin açıklamalarınızı içeren başvuruda; talep ettiğiniz hususun açık ve anlaşılır olması, talep ettiğiniz konunun şahsınız ile ilgili olması veya başkası adına hareket ediyor iseniz bu konuda noter tarafından tasdiklenmiş özel vekâletnamenizi ibraz etmeniz gerekecektir.

Başvurularınızda, ad-soyad, imza, T.C. kimlik numarası, ikamet veya işyeri adresi, e-posta adresi, telefon ve faks numarası, talep konusu unsurlarının bulunması “Veri Sorumlusuna BaşvuruUsul ve Esasları Hakkında Tebliğ” uyarınca zorunludur. Söz konusu unsurları barındırmayan başvurular EİB tarafından reddedilecektir.

EİB’in işbu aydınlatma metninde Kanun’dan, ikincil düzenlemelerden ve Kurul kararlarından doğan sebeplerle değişiklik yapma hakkı her zaman saklıdır. Aydınlatma metninde yapılacak değişiklikler ve güncel metin tarafınıza tebliğ edildiği tarih itibariyle derhal geçerlilik kazanacaktır.

EGE İHRACATÇI BİRLİKLERİ