EGE İHRACATÇI BİRLİKLERİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI GENEL AYDINLATMA METNİ

İhracatçıları örgütlendirmek suretiyle ihracatı artırmak ve dış ticaretin ülke menfaatine uygun olarak gelişmesini sağlamak konularında çalışmaları olan EGE İHRACATÇI BİRLİKLERİ EİB”) sektördeki hassasiyetini kişisel verilerin güvenliği hususunda da göstermektedir. Bu bilinçle, her türlü mecradaki ziyaretçilerimize ait özel ve genel nitelikli kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa, Kanun’a bağlı yürürlüğe koyulan ve koyulacak ikincil düzenlemelere (yönetmelik, tebliğ, genelge) ve bağlayıcı nitelikteki Kişisel Verileri Koruma Kurul’u tarafından alınmış ve alınacak kararlara uygun olarak işlenmesine, muhafaza edilmesine ve silinmesine büyük önem göstermekteyiz. Bu sorumluluğumuzun bilinci ile Kanun’da tanımlı şekli ile “Veri Sorumlusu” sıfatıyla, kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz.

  1. VERİ SORUMLUSUNA İLİŞKİN BİLGİLER

Kanun uyarınca, “Alsancak Mahallesi Atatürk Cadde No: 382/Z1 Konak İzmir. EGE İHRACATÇI BİRLİKLERİ Veri Sorumlusudur.

  1. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

İhracatçıları örgütlendirmek suretiyle ihracatı artırmak ve dış ticaretin ülke menfaatine uygun olarak gelişmesini sağlamak konularında gerçekleştirilen süreçleri yönetmek alanında kurumsal yapısı ile hizmet veren EİB, gerek kanuni yükümlülüklerini doğrudan yerine getirirken, gerekse bu yükümlülükler ve verilen hizmetlerin dolaylı olarak gerektirdiği durumlarda Kişisel verilerin işlenmesine ihtiyaç duymaktadır.

Bu anlamda kişisel verileriniz EİB tarafından;

  • Birlik etkinlikleri, organizasyonlarına ilişkin davetiye gönderimi, organizasyonlara ilişkin kargo ve lojistik gönderiler,
  • Genel kurul (birlik ve tim) bilgileri
  • Birliğin faaliyet gösterdiği ve/veya katılım sağladığı etkinlik, toplantı ve organizasyonlar,
  • Proje nihai raporu hazırlamak
  • Yurtdışı ve yurtiçi etkinlik organizasyonları
  • Telefon üzerinden haberleşmeyi teminen iletişim grubu kurmak
  • Toplantı / seminer / konferans / panel / eğitim / söyleyişi programlarına katılmak isteyen firmalar için katılımcı listesi
  • Alım heyetleri / ticaret heyetleri
  • Üreticilere yönelik eğitim ve diğer projeler kapsamında bilgilendirme yapılması
  • Moda tasarım yarışması deri'n fikirler deri tasarım ve üretim yarışması
  • Fuar organizasyonları
  • Muhasebe sisteminde cari kart oluşturulması
  • Ödeme işlemleri
  • Ödül törenlerine ait bilgiler
  • Online eğitim platformuna üyelik
  • Eğitim bilgileri (notlarının gönderimi, duyurular, planlama)
  • Destek başvuru dosyasına ilişkin firma itirazı/bakanlıkça yürütülen hukuki süreçler
  • Ebirlik/sap raporlama sisteminden istatistiki veri çekilmesi
  • İnternet kullanıcısı yönetimi sağlamak
  • Yasa gereği güvenlik loglarının tutulması
  • Birlik veri kayıtları
  • Gb veya ithalat kayıt belgesi onayı için
  • İthalat kayıt belgesi onayı
  • Cezayir belgesi onayı
  • Dolaşım belgeleri onayı
  • İhracata yönelik Devlet Destekleri kapsamında (Tasarım Desteği, Markalaşma ve Turquality Desteği, UR-Ge Desteği vb.) istihdama yönelik destek başvuru dosyalarında ilgililerden kimliklerinin belirlenmesi

gibi amaçlarla her daim bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde işlenmektedir.

  1. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Kişisel verileriniz, yukarıda sayılan amaçlar dahilinde, Kanun’un 8. ve 9. maddesinde belirtilen şartlara uygun olarak,

  • Talep gelmesi durumunda TİM ve Ticaret Bakanlığına
  • Turizm Acentası, Pr-Danışmanlık Firması, Oteller
  • Proje İçin Destek Alınana Kamu Kurumu
  • İhracatçı Firma
  • Tedarikçi Firma
  • Gümrük müşavirliği
  • Genel Sekreterlik
  • Online Eğitim Platformu
  • Sayıştay
  • İhracat Genel Müdürlüğü
  • Mahkemeler
  • TİM Delegeleri
  • Transfer şirketi
  • İlgili Taşeron Firma

Resmi kurumlar, şirketler ve ortaklarına aktarılmaktadır.

  1. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMLERİ VE HUKUKİ SEBEPLERİ

Kişisel verileriniz; EİB tarafından yetkilendirilmiş veri işleyen gerçek veya tüzel kişiler tarafından, e-posta, telefon, internet sitesi, muhtelif sözleşmeler, kağıt ortamında tutulan formlar ve tutanaklar gibi vasıtalarla otomatik ve otomatik olmayan yöntemlerle sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanmaktadır.

Bu kapsamda;

  • Desteklere ilişkin EİB mobil aplikasyon üzerinden kişiye özel hizmet sunulması,
  • İlgili firmaya ait bilgiler (kişi,iletişim firma, kapasite raporu veya sanayi sicil belgesi, ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri, beyanname taahhütname, gümrük beyannamesi, )
  • Ziyaretçi kayıt bilgileri,
  • İş kolaylığı sağlamak
  • İş sürekliliğini sağlamak
  • Sözleşmeyi ilişkilerini yürütmek
  • Müşteri ziyareti faaliyetine ilişkin dokümanlar (fotoğraf, kartvizit vb.)
  • Üreticiye ait çks ( çiftçi kayıt sistemi) belgesi
  • Meyve suyu analiz belgesi ( argefar raporu)
  • Durum tespit tutanağı veya ymm raporu
  • Üye sahıs firmalarının fuar katılım bedeli için mail order formu
  • Ad-soyad, iletişim, akademik bilgiler, ceza mahkûmiyeti ( bakanlık yetkilisi, ilgili etkinliğe katılan şirket katılımcıları, tim delegeleri, tim yetkilisi, )
  • Seyahata dair bilgiler (konaklama, uçak bilgileri, transfer bilgileri, CorporateClub Kart işlemler )
  • İlgilinin soyadı değişikliği mevcut ise iki soyadının da aynı anda görülebildiği kimlik fotokopileri veya vukuatlı nüfus kayıt örneği.

Gibi kişisel verileriniz KVK Kanunu madde 5- 1 2/a-c-ç--e-f bentlerine dayanarak işlenmektedir.

  1. İLGİLİ KİŞİLERİN KANUN KAPSAMINDAKİ HAKLARI

Dilediğiniz zaman EİB’e başvurarak kişisel verilerinizin;

  • İşlenip işlenmediğini, işlenme amacını ve amacına uygun kullanıp kullanılmadığı öğrenebilir ve işlenmiş ise bu konuda bilgi isteyebilir,
  • Kanun’a uygun olarak yurt içinde ve yurt dışında bilgilerinizin paylaşıldığı üçüncü kişileri öğrenebilir,
  • Bilgilerinizin eksik ya da hatalı işlendiğini düşünüyorsanız düzeltilmesini isteyebilir,
  • Kanunun 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde bilgilerinizin silinmesini ya da yok edilmesini talep edebilir,
  • Bilgilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere (c) ve (d) bentlerinde belirtilen taleplerinizin bildirilmesini ve aynı işlemleri gerçekleştirmelerini isteyebilir,
  • Bilgilerinizin, otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz edebilir veya kanuna aykırı olarak kaydedildiğini veya kullanıldığını düşünüyorsanız ve bu sebeple zarara uğramışsanız zararın giderilmesini isteyebilirsiniz.

Bu amaçlarla yaptığınız başvurunun ek bir maliyet gerektirmesi durumunda, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından çıkarılan Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ ile belirlenen ücreti ödemeniz söz konusu olacaktır. Başvurunuza yazılı cevap verilmesi halinde ilk 10 (on) sayfaya kadar ücret alınmayacak, 10 (on) sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 TL işlem ücreti alınacaktır. Başvurunuza verilecek cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde ise, kayıt ortamının maliyeti kadar ücret tarafınıza yansıtılacaktır.

Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandırılacaktır.

Kanun kapsamındaki haklarınızdan yararlanmak için başvurularınızı, Türkçe olmak kaydıyla yazılı olarak EİB’e iletebilir, detaylı bilgi almak için Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun internet sayfasını ziyaret edebilirsiniz.

Başvurularınızı;

  1. http://www.eib.org.tr/ adresinde bulunan formu doldurduktan sonra ıslak imzalı bir nüshasının bizzat elden veya noter aracılığı ile “Alsancak Mahallesi Atatürk Cadde No: 382/Z1 Konak İzmir“ adresine iletilmesi,
  2. http://www.eib.org.tr/ adresinde bulunan formun doldurulup 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imzanızla imzalandıktan sonra güvenli elektronik imzalı formun eib@hs01.kep.tr adresine kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi,

Kişisel veri sahibi olarak sahip olduğunuz ve yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için yapacağınız ve kullanmayı talep ettiğiniz hakka ilişkin açıklamalarınızı içeren başvuruda; talep ettiğiniz hususun açık ve anlaşılır olması, talep ettiğiniz konunun şahsınız ile ilgili olması veya başkası adına hareket ediyor iseniz bu konuda noter tarafından tasdiklenmiş özel vekâletnamenizi ibraz etmeniz gerekecektir.

Başvurularınızda, ad-soyad, imza, T.C. kimlik numarası, ikamet veya işyeri adresi, e-posta adresi, telefon ve faks numarası, talep konusu unsurlarının bulunması “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” uyarınca zorunludur. Söz konusu unsurları barındırmayan başvurular EİB tarafından reddedilecektir.

EİB’in işbu aydınlatma metninde Kanun’dan, ikincil düzenlemelerden ve Kurul kararlarından doğan sebeplerle değişiklik yapma hakkı her zaman saklıdır. Aydınlatma metninde yapılacak değişiklikler ve güncel metin tarafınıza tebliğ edildiği tarih itibariyle derhal geçerlilik kazanacaktır.

EGE İHRACATÇI BİRLİKLERİ